Colombia está en un proceso de digitalización de procesos con los que el Gobierno busca satisfacer las necesidades de modernización, ahorros de tiempo, agilidad en trámites y seguridad. Uno de los más importantes es el de la firma electrónica, que se hace posible gracias a la solución Adobe Acrobat Sign, en cuya implementación es clave el accionar de Controles Empresariales como socio tecnológico de las empresas del país.
En pocas palabras, y de acuerdo con Yamile Monguí Rodríguez, líder de negocio multimedia de Controles Empresariales, Adobe Acrobat Sign es “un servicio de firma electrónica en la Nube que les permite a los usuarios llevar a cabo seguimientos, rastreos y administración de firmas que estén inmiscuidas en procesos puntuales, como envíos, facturación u órdenes de compra”.
La solución ofrece diversas posibilidades para las empresas que la adopten, incluyendo:
- Firma de documentos y más rápida recopilación de firmas.
- Seguimiento y gestión de las firmas.
- Envíos fáciles a múltiples destinatarios.
- Integración y conexión de las firmas electrónicas con herramientas y aplicaciones que ya use la empresa.
- Personalización de solicitudes de firma con la imagen de marca de la organización.
La herramienta se integra con el conjunto de aplicaciones de Microsoft, por lo que las compañías pueden enviar y firmar archivos PDF. Además, posibilita el acceso a integraciones inteligentes para Salesforce, Workday y muchas más.
Por otra parte, las seguridad de nivel empresarial que se incluye en Adobe Acrobat Sign reduce los riesgos y ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos normativos, sin importar cuál sea su sector o mercado.
Con Adobe Sign, las empresas pueden reducir al máximo el uso de papelería contribuyendo a la sostenibilidad.
Esta solución apalanca los procesos de transformación tecnológica en los que son necesarios los procesos de firma, sin necesidad de imprimir o escanear documentos que pueden ser tratados digitalmente.
“Es ahí, precisamente, a donde se puede enfocar esta solución, porque aplica a cualquier proceso de todo tipo de compañías que se relacione con documentos, aprobaciones, requerimientos y órdenes de compra. Entonces, puede ser empleada por cualquier área de las organizaciones, en especial aquellas que manejan grandes volúmenes de documentación, como recursos humanos, legal, compras y financiera”, explica Yamile Monguí Rodríguez.
Así mismo, Adobe Acrobat Sign es transversal a todos los sectores industriales. “En particular, nos enfocamos en este momento en todos aquellos que tienen un mayor consumo de papel y que todavía no han comenzado a adoptar los procesos de transformación digital, o que ya los han comenzado a implementar, pero que siguen manteniendo un importante manejo manual de documentos impresos”, explica Yamile Monguí Rodríguez.
En el aspecto legal, las firmas efectuadas con base en Adobe Acrobat Sign tienen la misma validez que cualquier firma física. “Aunque en el mercado existen varias soluciones que ayudan a la digitalización, no todas cumplen con los requisitos de Ley que se exigen para este tipo de procedimientos”, afirma la ejecutiva de Controles Empresariales.
Controles Empresariales acompaña a las empresas del país en torno a la adquisición de soluciones digitales eficientes.
Entre otras ventajas, y al ser una solución en la Nube, Adobe Acrobat Sign les permite a las compañías usarla directamente desde el portal de Adobe en Internet mediante la carga en el sitio de cualquier documento que necesite ser sometido al proceso de la firma electrónica. La segunda posibilidad es integrarla a las plataformas de CRM o ERP, por ejemplo, con las que ya trabajen las empresas.
“Esta característica ayuda a que las organizaciones puedan, incluso, acceder y usar la herramienta desde sus dispositivos móviles”, indica la líder de negocio multimedia.
Por otra parte, y de cara a los clientes, Adobe Acrobat Sign brinda diversas facilidades en el diligenciamiento o la firma de documentos, junto con agilidad en los procesos y seguridad de la documentación, todo sobre una plataforma intuitiva, con una interfaz amigable y sistema muy avanzado de Inteligencia Artificial que permite su fácil manejo.
Al ser el integrador número uno en Colombia de soluciones tecnológicas, Controles Empresariales hace un acompañamiento integral a las compañías en la implementación de esta solución.
“El programa Adobe 360, que es en realidad un modelo de adopción y fidelización de clientes, nos permite contar con especialistas de Adobe que ayudan a dar direccionamiento a la herramienta y diseñar la arquitectura necesaria para la implementación de Acrobat Sign en diversas fases dentro de las compañías”, manifiesta la ejecutiva.
Además, Controles Empresariales acompaña a la persona que va a ser responsable de administrador la plataforma para que pueda acceder a ella, navegarla, mover la información y manejarla de manera adecuada.
“Eso incluye ayuda y capacitación por parte del área de soporte que ofrecemos para este tipo de labor. También, ayudamos a resolver las dudas que tengan las compañías durante la adopción de la tecnología”, dice Yamile Monguí Rodríguez.
Controles Empresariales es aliado de más de 18 fabricantes con altas membresías y tiene oficinas en todo el país. A eso suma el respaldo técnico ofrecido por cerca de 150 ingenieros certificados, junto con asesoría, acompañamiento y atención posventa.
“Nuestro modelo de servicio interno es muy distinto al tradicional. Vamos más allá de una capacitación o de ofrecer una integración, y lo que hacemos es moldear los servicios a las necesidades específicas de cada cliente, incluso si tiene presencia global”, puntualiza la líder de negocio multimedia de Controles Empresariales.
