La tecnología se ha convertido en el aliado estratégico más importante del sector empresarial. Herramientas como la facturación y la nómina electrónica además de ser un requerimiento tributario impuesto por la DIAN, han traído consigo toda una serie de beneficios que han acercado a las personas y compañías, facilitándoles la vida y su operación sin sobrecargar o generar preocupaciones al momento de su implementación.
Estas soluciones han generado un sinnúmero de oportunidades para que tanto empresarios como contadores, adopten la innovación en sus estrategias y replanteen sus procesos internos con el fin de mantenerse vigentes dentro de sus respectivos sectores. Sin embargo, el éxito de este tipo de soluciones tecnológicas radica precisamente en el proceso de acompañamiento y educación sobre sus funcionalidades con el fin de evitar retrasos en su habilitación y transmisión.
Para David Ortíz, CEO del Grupo Siigo en LATAM, “la implementación de estas soluciones en las compañías ha actuado como un catalizador para que entiendan los beneficios y la importancia de la digitalización dentro de su funcionamiento. En este sentido, contar con proveedores autorizados como Siigo que hagan mucho más fácil su proceso de implementación, hará la diferencia en que los empresarios comiencen a disfrutar de manera inmediata de todos los beneficios en cuanto a productividad y competitividad, que pueden aportar este tipo de tecnologías.”
Con el fin de brindar un complemento al acompañamiento integral que de por sí ya brinda la plataforma, Siigo trae aquí un breve ABC sobre aspectos clave que se deben tener en cuenta al momento de implementar tanto la facturación como la nómina electrónica.
Puntos primordiales de la nómina electrónica:
1. ¿Cuál es el beneficio de implementar la nómina electrónica a través de un proveedor autorizado por la DIAN? Contar con un software de nómina electrónica como Siigo un proveedor autorizado por la DIAN, facilita el control y optimización de las operaciones internas de la compañía al dar la posibilidad de definir las liquidaciones, generar los reportes para la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, disminuir las re-digitaciones, personalizar la nómina conforme a los datos de cada trabajador y sobre todo, evitar reprocesos al disponer en tiempo real de las últimas actualizaciones de la parametrización en caso de que se presenten cambios o surja una nueva ley.
Esto, sumado a que, al ser una solución en la Nube, ofrece claridad sobre toda la información contable del negocio desde el lugar o en el momento que se requiera, por lo que se evitarán procesos operativos, facilitando la toma de decisiones de manera oportuna ante cualquier eventualidad.
2. ¿Quiénes deben emitir nómina electrónica? Todos los empresarios que sean generadores de empleo bajo relación laboral y contrato deben generar nómina
electrónica a sus colaboradores. De igual forma, aquellos que por ley deben facturar electrónicamente y en sus negocios cumplen con relaciones laborales regidas bajo contrato también deben expedirla.
3. ¿En qué consiste el código CUNE? Entre los requerimientos fundamentales de la DIAN para emitir la nómina electrónica, se encuentra el código único de documento soporte de pago, CUNE, el cual es un valor alfanumérico que permite identificar el documento de manera inequívoca; cada documento soporte de pago de nómina electrónica cuenta con un código diferente y este viene incluido en el software de Siigo para liquidar nómina.
4. ¿Cómo funcionan las Notas de Ajuste al momento de la emisión de la nómina? Si se llegan a presentar situaciones una vez se emite el documento soporte de pago como descontar un monto equivocado, errores aritméticos en los conceptos a pagar o en la contabilidad, fallas técnicas en el programa u olvidos al incluir algún concepto, es posible realizar modificaciones por medio de las Notas de Ajuste, que permiten efectuar anulaciones o reemplazar la versión incorrecta. Es importante señalar que este documento se puede generar las veces que se requieran, pero la DIAN siempre tomará como definitivo el último envío.
Los beneficios de la facturación electrónica
1. Automatización y economía en los procesos: Por la implementación de procesos de digitalización, se ahorra en tiempo y despacho de la factura ya que no se requieren servicios de mensajería, impresiones y traslados para la aprobación del documento. Mejorando la gestión de los procesos al facilitar el manejo de la información por medio del espacio de almacenamiento y accesibilidad que ofrece un software de facturación electrónica como Siigo en la nube.
2. Seguimiento y control integral de todo el negocio: Con la facturación electrónica se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta ya que, a través de una plataforma tecnológica certificada como Siigo, se puede monitorear la emisión y recepción de la factura, lo que optimiza la atención al cliente y se elimina el riesgo de pérdida de documentos.
3. Competitividad transparente entre las industrias: La facturación electrónica obligatoria al ser un documento de acceso fácil tanto para el comprador como el vendedor, permite hacer el recaudo de impuestos de todos los comercios por parte de los diferentes gobiernos, eliminando la competencia desleal que se genera por aquellos vendedores que venden sus productos a menor precio evadiendo estos tributos obligatorios.
“Desde Siigo queremos brindarle la tranquilidad y confianza a los empresarios para que adopten mecanismos como estos con la plena seguridad de que además de estar cumpliendo con la normatividad, encontrarán en este tipo de soluciones aspectos clave que les permitirá seguir creciendo y mantenerse vigentes en el mercado, con un software asequible”, concluyó Ortíz.
Si quiere conocer más sobre la reglamentación de nómina electrónica y las soluciones tecnológicas que brinda Siigo, puede ingresar a www.siigo.com
