Con la resolución 00013 del 2021, expedida por la Dian, se reglamenta y oficializa la implementación de la nómina electrónica en Colombia, un proceso que ahora será obligatorio para empresas y emprendimientos del país de todos los tamaños.
Alejandro Vásquez Aramburo, gerente de Loggro.com, habla acerca de la importancia de contar con soluciones en la nube que permitan cumplir con los requisitos de la Nómina Electrónica ante la Autoridad Tributaria, de manera rápida, costo-eficiente y sencilla.
¿En qué consiste la nómina electrónica?
Es un archivo electrónico que las empresas deben generar mensualmente a través de un Proveedor Tecnológico, el cual contiene información cifrada digitalmente que se envía a la Dian detallando lo que la compañía pagó a cada uno de sus empleados. A través de esta información, la Dian puede generar procesos de cruce de información y procesos de exploración fiscal, tanto a la empresa pagadora, como a los empleados.
Más de 15.000 usuarios utilizan LOGGRO en cerca de 47 municipios de Colombia. / Fotos: Loggro
¿Qué tiene que ver un software ERP como Loggro con la Nómina Electrónica?
Un ERP es un software diseñado especialmente para gestionar los procesos misionales de una empresa. En el caso de Loggro, somos una solución en la nube de alcance amplio. Dentro de las funcionalidades que ofrecemos contamos con un software fácil y poderoso para operar la nómina –esto es: incorporar empleados, pagarles su sueldo, liquidar prestaciones sociales, calcular retenciones, generar pagos de PILA y, por supuesto, enviar mensualmente el resultado de estos cálculos a la Dian a través de un documento de Nómina Electrónica.
Ahora, Loggro ofrece mucho más pues permite que una empresa opere también su Facturación Electrónica, cotizaciones, POS, inventarios, contabilidad, tesorería y gestione el negocio a través de decenas de reportes gerenciales. Además, somos directamente un Proveedor Tecnológico autorizado por la Dian para gestionar la Nómina y la Facturación electrónica, así que con Loggro no se necesitan integraciones.
¿Qué tipo de empresas deben implementar la nómina electrónica?
La Dian ha establecido que todas las empresas, incluso si son unipersonales, deberán transmitir en los primeros diez días de cada mes un comprobante electrónico detallando lo pagado a sus empleados en el mes anterior. Este procedimiento se hace obligatorio durante el segundo semestre del 2021 y entra en vigencia para las empresas dependiendo de su número de empleados, comenzando por las empresas más grandes y llegando en el tiempo hasta las unipersonales.
¿En qué penalidades puede incurrir quien no cumpla con la nómina electrónica?
De no cumplir con la Nómina Electrónica dentro de los periodos establecidos, tal vez la penalidad más compleja es que la empresa no podría deducir como un costo lo pagado en salarios, lo que para una empresa es crítico ya que se subiría excesivamente la tributación en renta –calculamos que hasta en un 60% o más para muchas empresas de servicios, y hasta en un 40% o más para muchas empresas de productos. Obviamente, la Dian también podría decretar penalidades adicionales a quienes audite por el no cumplimiento de la norma.
Además de cumplir con la norma, ¿qué ventajas tiene para una PYME operar la Nómina Electrónica y hacerlo con Loggro?
Consideramos que este nuevo requisito es un buen punto de entrada para que una PYME pueda digitalizar su proceso de gestión de nómina, y de allí, partir a digitalizar también otros procesos críticos de la empresa. Recordemos que todo empleado está velando, como debe ser, porque su empleador pague la nómina y prestaciones sociales respetando la norma y los derechos del empleado. Por ese motivo, equivocarse en la liquidación de la nómina genera errores que tarde o temprano salen a la luz y terminan costando al empleador no solo un amargo malentendido con sus colaboradores, sino también costosísimas multas retroactivas.
Al enviar la nómina electrónica a la Dian, cada empresa está evidenciando todos los meses si está o no calculando correctamente los salarios, retenciones y prestaciones sociales, generando aún más presión para no equivocarse. Ante el riesgo de un error, el Excel como herramienta se queda corto; además de que es dispendioso mantener un Excel actualizado con los últimos parámetros de ley, es fácil en un archivo de Excel cometer errores de ingreso de datos, dañar una fórmula o, peor aún, eliminar involuntariamente el archivo y perder los datos o “papeles de trabajo” de la nómina pagada por la compañía.
Todo esto nos lleva a invitar a los empresarios a interpretar este nuevo paso que deben dar en la digitalización como algo que le conviene a toda empresa, independientemente de su tamaño. Recordemos que una solución para operar la nómina, como Loggro, permite al empresario estar más tranquilo, puesto que automáticamente mantiene respaldados todos los datos de las nóminas pagadas, calcula prestaciones sociales y retenciones, genera los archivos de pago a los bancos y genera la PILA, además de enviar, como resultado final de estas operaciones, la transferencia de la Nómina Electrónica a la Dian.
Obviamente, para quienes quieran empezar más liviano, Loggro cuenta con un producto de Nómina Light que únicamente gestiona la correcta transmisión del documento de Nómina Electrónica a la Dian.
¿Qué podemos decir del soporte técnico de la plataforma?
Al ser un software que se vende como un servicio, el cliente paga una sola cuota mensual que incluye el uso de la plataforma, un acompañamiento en el proceso de implementación de la misma y un servicio al cliente profesional y personalizado. Adicionalmente, el empresario tiene la posibilidad de acceder a la Universidad Loggro, una plataforma de autogestión con cientos de capacitaciones e instructivos para resolver dudas y aprender de mejores prácticas.
¿Es seguro contar con información empresarial en la nube?
Tenemos una infraestructura tecnológica muy robusta y segura para guardar los datos de nuestros clientes alojada en Amazon Web Services, que es el principal proveedor de infraestructura en la nube en el mundo. Es decir, en Loggro operamos con tecnología de punta que soporta la seguridad y el respaldo de los datos más preciados de las empresas de nuestros clientes. Sería muy difícil para una pyme replicar una infraestructura tan robusta de manera propia, a un costo razonable.
Para conocer todas las soluciones de Nómina Electrónica que ofrece Loggro ingrese a www.loggro.com/nomina
