Seguramente le ha pasado que lo citan a reuniones de trabajo que son insulsas y que le hacen perder el tiempo. Las personas que las agendan tienen la responsabilidad de planearlas y hacer que sean efectivas.
Según Carol Becerra, VP de Gestión Humana de Terranum, las reuniones son efectivas y generan productividad siempre y cuando se cumpla el objetivo planteado.
Las reuniones que logran su propósito son el resultado de “una buena metodología, planeación e implementación. Esto debe incorporarse como un hábito sano en las compañías y poco a poco debe convertirse en una cultura, en modo de ser y actuar”, afirma.
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Una reunión no es un fin en sí misma, sino un instrumento para ayudar a lograr una meta, solucionar una situación o informar un tema. Las reuniones reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. “Por eso, la solución a la falta de efectividad de las reuniones no es reducir su número sino hacerlas más eficientes”.
La finalidad de una reunión es facilitar el diálogo, la inclusión y la resolución de problemas o exposición de proyectos. Algunos consejos que Becerra ofrece para que una cita o junta laboral sea efectiva son, por ejemplo, fijar un propósito, llegar cinco minutos antes, organizar la logística, definir agenda y compartirla, asistir preparado, no usar el celular y programarla entre las 9:00 a.m. y 4:00 p.m.
Es importante hacerle seguimiento a la agenda, asignar roles, plantear temas, permitir distintas opiniones, ser conciso y mantener el enfoque. Además, llegar a acuerdos, definir próximos pasos, asegurarse de transmitir las tareas a quien corresponda y a tiempo. Finalmente, no olvide agradecer, terminar puntualmente y plasmar acciones de mejora.
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Para Becerra, las reuniones deben tener un antes, en el que se debe tener claro el propósito, los resultados esperados, los insumos necesarios y las personas requeridas. Un durante, que reconecta y donde se comparte el trabajo acordado en la reunión anterior, además se resumen decisiones adoptadas. Y un después, que consiste en preparar y enviar las minutas de lo conversado, apoyar y monitorear la implementación de las acciones acordadas, y retroalimentar con ideas para la próxima reunión.
En las reuniones hay tres roles claros que se deben potencializar: “el coordinador, que planea y coordina. El relator, que escucha y lleva atenta nota del desarrollo. Y el facilitador, que apoya y orienta las intervenciones”, concluye Becerra.
Por: Pablo Alejandro Alzate
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