Hoy, en un contexto mediado por las TICs y con avances cada día más facilitadores de vida y sociedad, las empresas han encontrado la posibilidad de tercerizar múltiples actividades que requieren para su operación, pero que al no ser su ‘core’ de negocio, pueden contratar a un tercero especializado, siempre que este sea autónomo y bajo su propia cuenta y con su propio personal ejecute el servicio contratado, más aún cuando se trata de automatizar procesos.
“Las empresas hoy en día realizan tareas que no son precisamente el ‘core’ de su negocio, por este motivo al dedicar tiempo a estas, pueden estar consumiendo un mayor esfuerzo de implementación y así generando una menor eficiencia a sus procesos principales, teniendo así actividades que pueden debilitar la cadena de valor de la empresa”, señala Eduardo Enrique Arocha Dávila, secretario académico y docente de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad El Bosque.
De igual manera, el docente añade que entre las ventajas que trae consigo la tercerización, están la liberación de carga financiera y fiscal, reducción de la carga administrativa, pero de la misma forma optimización de sus activos para la correcta operación, el servicio tercerizado permite tener personal capacitado y especializado a un menor costo, pueden dedicar mayores esfuerzos a las actividades principales y cumplimiento de sus objetivos, como puede ser el expandir el negocio a nuevos mercados y captar nuevos clientes y proveedores.
Ahora bien, también se debe tener en cuenta que, en materia de tecnología, esta ha sido necesaria para las áreas de Recursos Humanos por ejemplo, de cara a mantener a los colaboradores conectados con la cultura organizacional en un mundo laboral más flexible, otro de los temas importantes de debate para este 2022, según lo ha explicado Javier Marbec, director Mercado Internacional de TOTVS.
De acuerdo con Marbec, el rol de RRHH es preparar líderes para cumplir con esta misión, además de brindar tecnología para modernizar y reducir la burocracia en procesos tradicionales como evaluación de desempeño, establecimiento de metas, retroalimentación y capacitación, por ejemplo.
“Todo esto se logra con el apoyo de la tecnología, que asume un rol cada vez más estratégico para apoyar la toma de decisiones, que necesita ser cada vez más humanizada. A lo que me refiero aquí no es solo a utilizar la tecnología para automatizar y optimizar procesos en una estructura ‘robotizada’, sino también a ampliar el uso de herramientas que humanicen las relaciones a partir de datos más ricos e información más completa y valiosa para buscar lo mejor, tanto para empleados como para la propia empresa; Amplificando las acciones del área de RRHH y destacando su importancia para toda la organización”, indica el directivo.
Por lo tanto, de ahora en adelante, el enfoque debe ser llevar más conocimientos y soluciones que puedan resolver los desafíos de la gestión del capital humano en las organizaciones, donde la tercerización de esta actividad mediada por los avances tecnológicos, se convierte en una alternativa atractiva.
Si bien invertir en tecnología son palabras mayores para, por ejemplo, una pyme, más aún cuando realmente es para procesos o dependencias que no obedecen a la razón social de la misma, Andrea Villamizar, la CEO y fundadora de GSH, indica que “al tercerizar se concentran los esfuerzos de tecnología, y estructura tanto técnica como humana en diligencias estratégicas para el crecimiento de las ventas, fidelización de cliente y mantener una cultura de mejora e innovación”.
La tecnología es transversal a todos los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones y, la gestión documental no es la excepción. Por esto, son muchos los aportes que la transformación digital ha traído al campo de la archivística, como la facilidad en el acceso a la información y la optimización recursos.
Así, la transformación digital beneficia desde múltiples aristas los procesos de gestión documental, pues brinda facilidad en el acceso a la información a usuarios y clientes, asegura el patrimonio documental del país y beneficia el flujo de información a nivel interno, favoreciendo la toma de decisiones en la organización. Así, garantizar todas las características propias de los documentos físicos, tales como la integralidad, originalidad, autenticidad, seguridad, fiabilidad y disponibilidad, se genera un tránsito confiable y sustentado del soporte físico al soporte electrónico.
La digitalización de archivos también permite a las organizaciones liberar espacios físicos de almacenamiento, disminuir costos de adquisición de equipos de impresión, optimizar el tiempo y reducir el personal requerido para procesos análogos. Incluso, la disminución del uso de papel para el manejo de archivos trae consigo un impacto en la sostenibilidad ambiental.
