Se aproxima la implementación de la nómina electrónica y, hasta la fecha, este mecanismo ha desplegado consigo no solo la tarea de estar listos para los empleadores, sino algunas confusiones con respecto a temas paralelos como la liquidación periódica.
De acuerdo con Guillermo Berrío Gracia, socio director de BPO/IFRS Crowe Co S.A.S, en principio, debe entenderse que la nómina de empleados es una obligación legal que tiene todo empleador, de pagar los salarios a que tienen derecho los trabajadores, en cumplimiento de una relación laboral reglamentaria, protocolizada en un contrato de trabajo.
A su vez, liquidar una nómina consiste en determinar en forma mensual el valor total devengado por los días trabajados, es decir, el pago de todo derecho o reconocimiento que se haya acordado, sea fijo o variable.
Igualmente, la nómina consiste en liquidar las deducciones o descuentos que deben hacerse al trabajador tanto legales como voluntarios, debidamente autorizados y, finalmente, determinar el valor a pagar en forma mensual o quincenal.
Berrío explica que la liquidación de la nómina consiste en determinar valores devengados, descuentos y neto pagado al trabajador y que la nómina electrónica, en cambio, es un mecanismo de control permanente que ha implementado la Dian, obligatorio para todos los empleadores que soliciten costos o deducciones en su declaración de renta por concepto de pagos salariales.
Esta última, se hace a través de la transmisión de la información de nómina de cada trabajador mensualmente, en unas especificaciones técnicas que ha definido la autoridad de impuestos.
“Para la liquidación de la nómina se deben tener claros los conceptos a favor del trabajador por salario, subsidio de transporte, comisiones, salarios variables o extralegales, horas extras y, en fin, todo valor a favor del trabajador en el periodo liquidado. También, se deben tener presentes las deducciones por aportes a salud, pensión, FSP, descuentos de cooperativas, retención en la fuente y demás deducciones”, indica Berrío.
En ese sentido, la nómina se liquida tomando el valor de los salarios y demás conceptos a que tiene derecho el trabajador y se determina lo que se llama el ‘total devengado’, sumando todos los valores a favor del trabajador por el periodo liquidado que, normalmente, es de 30 días.
Naturalmente, también se determinan los descuentos o deducciones y se establece al valor a pagar. Legalmente, en Colombia, debe hacerse en forma quincenal o mensual.
Alonso Antonio Bohórquez, contador público, explica que el documento soporte de pago de nómina electrónica no se refiere a liquidar la nómina de los empleados a través de un ‘software’, sino que este es un comprobante en formato .XML que permite a las organizaciones tomar los pagos a sus empleados y presentarlos a la Dian como un soporte de costos y deducciones.
A su vez, Yeni María Carmona, ingeniera financiera y de negocios, especialista en gerencia financiera, indica que la liquidación de nómina constituye un pago periódico que se realiza al empleado detallando salario devengado, retenciones y deducciones y que incluye pagos asumidos por el empleador como cajas de compensación familiar, seguridad social, prima de servicios, cesantías y vacaciones, los cuales, al no ser deducibles en la cuenta del empleado, no se presentan en la nómina electrónica, por ejemplo.
