Al ser un tema bastante nuevo, se ha generado una importante confusión entre los empresarios, contadores y demás involucrados en ese tema; es así que algunos consideran que liquidar la nómina en un sistema electrónico es lo mismo que emitirla electrónicamente.
La respuesta que da al respecto Andrés Torres, líder de cumplimiento normativo en Alegra.com es que no. Liquidar nómina es diferente a emitirla electrónicamente y agrega que “el proceso de liquidación de nómina continúa siendo el mismo, se seguirá realizando el pago de salarios a los colaboradores y todas sus prestaciones en el tiempo que internamente haya decidido la empresa: semanal, quincenal o mensual”.
Para Andrés Ángel, CEO de Nominapp, con el proceso de transformación digital que se ha dado desde facturación electrónica y ahora nómina electrónica, si una empresa decide automatizar su proceso de nómina mediante un software, este debe incluir las obligaciones legales que por Ley se relacionan con el documento.
Por consiguiente, si surge un nuevo lineamiento aplicable, el software de nómina lo debe incluir con una actualización que no debe tardarse mucho tiempo en aplicar y, de esta forma, estaría al día con todas las disposiciones legales, evitando errores en los cálculos y respectivos pagos que se realizan, tanto a empleados como a entidades de seguridad social y parafiscales.
Reconoce además que en este momento es prematuro indicar cuáles serían esos errores que se puedan presentar cuando una empresa implemente este registro electrónico, porque no se conoce a profundidad cómo será el proceso de la Dian cuando reciba dichos archivos.
La verdadera fricción va a estar, en todas esas empresas que manejan la nómina de forma manual, porque los cálculos se dan por fórmulas que pueden no ser revisadas con periodicidad y se confían falsamente de tenerlas correctas.
Podríamos decir, enfatiza Ángel, “que son más los retos que tendrán las empresas, es decir, que deberán adaptarse a todo un nuevo proceso administrativo con fechas límite y periódicas para transmitir la nómina a la Dian; esto hace más corto el intervalo para alcanzar a corregir errores y exige un proceso de nómina más rápido, eficiente y sobre todo, sin equivocaciones”.
Al igual que con la facturación electrónica, el principal reto que tienen las empresas colombianas ante la implementación de la nómina electrónica es el de adoptar un nuevo proceso digital. Por consiguiente, las compañías de mayor tamaño, que tienen una estructura administrativa más establecida, son las que están más adaptadas a herramientas y procesos digitales relacionados con la migración de documentos fiscales electrónicos.
Mientras tanto, “las Mipymes son las que tienen un mayor reto al actualizarse, pero al mismo tiempo cuentan con una mayor oportunidad de adaptarse para lograr una mejor gestión de su negocio”, observa Torres.
Carlos Mario Sandoval, socio líder People Advisory Services de EY Colombia, durante el seminario titulado Implementación de la Nómina Electrónica en Colombia, realizado por la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) y EY, precisó que “la puesta en marcha de este nuevo requisito vendrá a revolucionar la forma en la que las autoridades fiscales obtienen la información de los pagos de nómina y también en la manera en que operan los departamentos de nóminas, contabilidad, finanzas, incluso el de impuestos”.
Por eso, señala que entre los retos que tendrán que afrontar las entidades para realizar este reporte de datos a la Dian están que por falta de conocimiento de la normatividad fiscal en el uso de los nuevos campos y catálogos de la nómina electrónica, se presentarán algunos inconvenientes.
Adicionalmente, destaca que esta nueva aplicación electrónica les traería ventajas como la facilidad que tendrán los trabajadores para llenar acertadamente el formulario de la declaración anual.
“Además, la Dian contaría con todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los de las autoridades de seguridad social y también habría una evolución de los actos de fiscalización electrónica y del mismo modo, se disminuiría el costo en el uso de papel y resguardo de facturas”, anota Sandoval.
Cabe indicar que para implementar la nómina electrónica la Dian determinó que se hará escalonadamente; en primer lugar les corresponde a las empresas con más de 251 empleados, las cuales tienen como fecha máxima para iniciar este proceso el 1 de julio de este año.
Luego siguen las que cuenten entre 101 hasta 250 trabajadores y para este grupo el plazo máximo será el 1 de agosto y las que posean entre 11 a 100 asalariados contarán hasta el 1 de septiembre para iniciar.
Por último, los empleadores que dispongan entre 4 a 10 personas contratadas, tienen plazo para iniciar con el reporte de la nómina electrónica el 1 de octubre, mientras que para el 1 de noviembre deberán hacerlo las empresas que dispongan entre dos y tres colaboradores. Finalmente, tendrán que acatar la norma a partir del 1 de diciembre los empresarios que tengan un trabajador.
