Las microempresas en Colombia son las que más dificultades podrían presentar cuando entren a cumplir con la exigencia de la nómina electrónica a medida que vaya avanzando el cronograma diseñado para tal fin por el Gobierno Nacional.
A esta conclusión llegó Andrés Santacruz, especialista en implementación de documentos electrónicos del Grupo Plus Consulting, quien comenta que “muchas de las pequeñas empresas no están acostumbradas a llevar una nómina bien documentada, que es lo que se necesita para enviar el documento soporte de nómina electrónica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.
Agrega además que la parte más complicada será cambiar la metodología que tiene el cliente al gestionarla, ya que con la nómina electrónica hay una información mínima requerida con la que no todos están familiarizados.
Al respecto, Lupoani Sánchez Celemín, empresario y presidente ejecutivo de la Asociación Colombiana del Transporte Terrestre Automotor Especial (Acoltés), observa que lo bueno para los microempresarios con esta disposición es que van a obtener mayores conocimientos tecnológicos y no se quedarán atrás con relación a otros países que ya han adaptado estos procedimientos en sus empresas y para la presentación de impuestos.
Lo cuestionable que, advierte de este proceso, es que “con todos los requerimientos de información permanente, los empresarios ya se encuentran saturados, las dificultades en la adopción de la nómina electrónica los obliga a invertir un dinero adicional a su presupuesto para cubrir el costo que tienen estos programas de nómina, más aún cuando los están cobrando por empleado y con la alta rotación del personal en las empresas, actualmente genera mayor desgaste”.
Por consiguiente, “para una microempresa el promedio de pago supera el $1.500.000, dependiendo del operador tecnológico y los servicios que presta. Esto dentro del contexto por pandemia representa un fuerte impacto económico, especialmente por las situaciones difíciles que ha tenido que atravesar el sector”, señala Sánchez.
Es importante resaltar que este proceso sigue pasos similares a la facturación electrónica, no tiene una complejidad mayor, siempre y cuando las entidades dispongan de toda la información solicitada por la Dian. De tal forma, las empresas están enfrentadas al reto de disponer de la nómina bien documentada y correctamente procesada, cumpliendo con la normativa del Código Sustantivo de Trabajo.
Jorge Guerra, CEO de Plus Consulting Tax And Financial SAS asegura que “en general podemos decir que la mayoría de las compañías van a requerir el apoyo de expertos en nómina para cumplir con este nuevo requisito que tiene la Dian para las sociedades”.
“En nuestro caso proponemos soluciones que se ajustan a la situación actual de cada una de las empresas, a través de un diagnóstico con el cual definimos los pasos a seguir con cada entidad. Todos los procesos son acompañados por expertos para que el resultado sea óptimo. Mantenemos capacitaciones constantes y el servicio al cliente siempre está disponible para las dudas que puedan surgir”, precisa Guerra.
Al igual que con la facturación electrónica, el principal reto que tienen las empresas colombianas ante la implementación de la nómina electrónica, es saber que se debe adoptar un nuevo proceso digital. Al respecto, cabe indicar que las organizaciones de mayor tamaño, que tienen una estructura administrativa más establecida, son las que están más adaptadas a herramientas y procesos digitales.
Mientras que con la migración de documentos fiscales electrónicos, las Mipymes son las que tendrán un reto más grande al actualizarse, pero al mismo tiempo poseen una mayor oportunidad de ‘abrazarlo’ para mejorar sus procesos de gestión en su negocio.
Un aspecto para tener en cuenta es que el uso obligatorio de la nómina en formato electrónico es el siguiente objetivo de la Dian en el proceso de digitalización de las empresas colombianas. Dentro de esta hoja de ruta, desde el pasado 31 de marzo todos los obligados a utilizarla pueden habilitarse como emisores de nómina electrónica.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 000013, están obligados a hacer uso de esta herramienta digital todos aquellos contribuyentes y firmas que estén sujetos al pago de Impuesto sobre la renta y el IVA, que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.
Alberto Redondo, CMO de Seres para Iberia y Latam, comenta que la implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías, anotando que “al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza que asuma todo el proceso”.
