Si bien la fecha en la que se debe implementar dependerá del número de empleados que cada empresario tenga vinculado, la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, ya estableció, en su artículo 6, el calendario.
Dado que este soporte de pago constituye los costos y deducciones derivados de los pagos y abonos en cuenta que se desprenden de una relación laboral, legal o reglamentaria, algunos conceptos de prestaciones sociales, aportes y seguridad, se deben discriminar en él.
“Según lo establece el Código Sustantivo del Trabajo, las prestaciones sociales constituyen salario, por lo que se deberán discriminar en el documento constitutivo de nómina electrónica, como conceptos que corresponden al valor devengado de nómina”, dice Isabella Restrepo Pérez, abogada de Maven Consultoría S.A.S.
Ya que el principal objetivo de la nómina electrónica es poner en funcionamiento una herramienta estratégica para la administración tributaria, tal como lo es la facturación electrónica, y también beneficiar a los empleadores para que los pagos que realicen por este concepto sean aceptados por parte de la Dian, como descuentos tributarios, es relevante que la información correspondiente a los aportes esté presente.
Saida Esther Benítez Arrieta, líder de nómina y operaciones de recursos humanos para Tigo Colombia, explica que la información de la nómina electrónica debe disponer todos los pagos o abonos en cuenta que se hagan a los empleados, independientemente de cuál sea la periodicidad del pago, “esta transmisión de datos será mensual, por lo tanto, todos los datos relacionados con los pagos y descuentos que se realiza el empleado deben estar estipulados”, señala.
De manera que, es importante tener en cuenta que, antes de la implementación, la Dian pondrá en apertura el sistema de prueba, Benítez señala que esta es la oportunidad que tienen los empleadores para constatar que la forma en que se configuró el archivo donde se va a transmitir es la manera adecuada y sin errores y agrega que, inclusive si en la transmisión se llegaran a presentar errores, estos serían informados para que puedan ser subsanados.
“Este es un tema que no es complejo, pero para el que debemos estar preparados, hablando desde el punto de vista de empleador, lo que debemos hacer para atender esta nueva obligación de tipo tributario es contar con un adecuado sistema de nómina para que genere el archivo a transmitir en forma electrónica con todas las especificaciones técnicas correspondientes”, dice Benítez.
Dicha configuración debe ser constatada con los desarrolladores que las empresas tengan contratados para tal fin y deben contemplar todos los aspectos derivados de las prestaciones sociales, los aportes y la seguridad social.
Sin embargo, de acuerdo con la resolución donde se establecen los lineamientos para transmisión de nómina electrónica, la información que se comparte se refiere a la nómina de los empleados relacionada como pagos o abonos en cuenta, esto supone entonces los aportes por salud, por pensión y por fondo de solidaridad pensional pero, en el caso de la ARL, que es una es un descuento en el sistema de seguridad social que está a cargo del empleador en un 100 por ciento este no se transmitirá en la nómina electrónica.
Asimismo, para el caso de las cesantías, Benítez señala que solamente se transmitirán en la nómina electrónica las cesantías que se liquiden parcialmente. “Yo transmito, por ejemplo, si la persona me pidió $1’000.000 para pagar el impuesto predial de su vivienda y él recibió ese pago, entonces eso constituye un pago en cuenta”, explica.
Tampoco se transmiten las provisiones que se van dejando para los diferentes conceptos prestacionales que se derivan de una relación laboral, lo que se ha definido es que se debe transmitir todo lo que el empleador pagó en salarios, horas extras, comisiones, entre otros. Igualmente, todo lo descontado por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y algunos otros descuentos que se han habilitado a través de la nómina.
En este sentido, Andrés Ángel, CEO y cofundador de Nominapp, señala que ahora la UGPP va a tener doble fuente de información para validar y fiscalizar que estos pagos se realicen correctamente. “Primero, acudía a todos los operadores Pila, donde hoy siguen realizando todos los pagos de seguridad social, las empresas para obtener información y ahora la Dian será su nuevo mejor amigo y su nueva fuente de validación, en cuanto a salud y pensión a cargo del empleado y valor que se deduce de sus ingresos, se verá reflejado en el soporte de nómina electrónico emitido ante la Dian”, señala.
Cabe anotar que los pagos de seguridad social y parafiscales se continúan pagando mes vencido como se viene haciendo hasta la fecha.
