La gran mayoría de las empresas están implementando nuevas tecnologías para llevar un control de su información, manejarla y tener un acceso más fácil y rápido a ella. Sin embargo, aún existen compañías que prefieren el método manual, llevar hojas de balances y mantener grandes archivos.
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Según expertos, estos métodos son anticuados y poco productivos para las organizaciones. Llevan en muchas ocasiones a que las empresas, en su afán de ingresar en la era de la tecnología, tomen decisiones apresuradas como digitalizar la mayor cantidad de proceso sin tener un modelo organizado.
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Por ello, se recomienda a los empresarios implementar una forma adecuada de integrar los datos, con herramientas inteligentes que dejen cruzar la información para que el personal pueda tomar decisiones acertadas.
Mecanismos como el software de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning), ERP, es uno de los recomendados en estos casos, pues son una herramienta que contribuye a la eficiencia de la organización y evita que se pierda información.
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En el país, algunas compañías se le han medido a colaborar a las organizaciones para implementar este software de manejo de datos. Una de ellas es Softland Colombia, quien con 34 años de experiencia en materia de ERP, que presta servicios en materia de organización de tiempo, información y recursos.
De acuerdo con la organización, el objetivo de esta tecnología es ayudar a definir desde cuál es el verdadero gasto de una empresa en su nómina, hasta cuánto tiempo demanda el desarrollo de un producto en una planta de producción.
“Por medio del programa se organizar absolutamente toda su información. Esta centralización de los datos en tiempo real, da como resultado el tomar decisiones más acertadas. El objetivo es simplificar procesos que se verán en beneficios tangibles”, cuenta Julio César Cortés, director comercial de Softland Colombia.
Esta compañía también resalta que, este tipo de tecnología en las empresas, permiten generar informes al instante sobre lo que está pasando en la compañía. “Con flujos organizados y la generación de reportes periódicos es mucho más fácil la toma de decisiones, lo que redunda también en rentabilidad anticipando incluso posibles consecuencias y tomar las correcciones necesarias, ahorrándonos tiempo y gastos que no estaban previstos”, indicó Cortés.
ES IMPORTANTE AGRUPAR LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo consultado con la compañía, es de vital importancia para toda organización realizar una centralización de la información. Esto se lograría en la medida en que se recopilen los datos de las áreas más estratégicas en un solo lugar.
Para ello, el director comercial de Softland, aconseja que los frentes que deben estar alineados son los de gerencia, área financiera, comercial, de operaciones, industrial y recursos humanos.
Según la compañía, esto garantiza tenerla toda en un solo lugar y de manera segura, además de dar a conocer el efecto de cada área si se hace un movimiento en otra, contrario al control manual, pues de tener guardados sus datos en hojas de Excel, por ejemplo, no hay como predecir o detectar esos cambios.
LOS PROBLEMAS DE ALGUNOS SOFTWARES
De acuerdo con Softland uno de los grandes problemas que tienen las compañías a la hora de adquirir estos sistemas de organización de datos digitales, es que en muchas ocasiones compran softwares que se enfocan únicamente en los sistemas contables y no abarcan el resto de las áreas, lo cual no permite la integración.
También sucede que contratan sistemas integrables que no tienen la capacidad de procesar toda la data que se genera y por lo tanto, no pueden tomar decisiones que conlleven al aumento de la competitividad y del buen desempeño empresarial.
Por ello, se vuelve necesario implementar un sistema capaz de abarcar y trabajar con los numerosos datos y procesos que se mueven en las organizaciones.
“Las compañías deben entender la importancia de la trasformación de procesos, dada la velocidad con la cual la tecnología evoluciona e impulsa el crecimiento económico. Las soluciones digitales tendrían que estar entre las prioridades de inversión y presupuestos, porque de esta manera van a poder ser más competitivas”, concluyó Cortés.
