Hace algunos años me enseñaron que para manejar mi tiempo debía hacer una planeación juiciosa de las tareas que debía hacer día a día. Esta tarea la sigo haciendo a diario, luego de mi rutina de ejercicio hago mi “To do list” o lista de actividades que debo completar cada día. Sin duda es una herramienta que hoy sigue siendo muy útil. Sin embargo, muchos días llegaban las 10:00 p.m. y seguía luchando para lograr salir de todos mis pendientes.
(Colombianos sacrificarían su tiempo libre para crear su propio negocio).
Con esta situación que se repetía día a día me di cuenta que debía investigar métodos más efectivos, métodos complementarios que hicieran que mis días fueran mas productivos y tuviera tiempo para otras actividades diferentes al trabajo.
En mi búsqueda encontré varios métodos que mejoraron mi productividad y quisiera compartirlos con ustedes.
El primero, pasé de hacer una lista de “Cosas por hacer” o “To do list” a una “Lista de éxito”. Esta lista se hace igual a una lista normal, solo que implica un paso adicional y es analizar cada tarea y validar si es una tarea de valor, lo que significa qué aporta para lograr los objetivos máximos.
Es fácil llenarse de tareas, el día se pasa y no se logran los objetivos. Hoy vivir ocupado es un símbolo de importancia o productividad, son muchas las personas que viven ocupadas haciendo tareas poco efectivas. Aquí cito al famoso Pareto y su regla del 80/20, busque las tareas que conducen a su éxito, elimine las tareas que pueda eliminar y las que no pueda eliminar pues busque si puede delegarlas o simplemente no hacerlas.
(Estos son los factores que le ayudarán a aumentar su productividad).
Segundo, durante 5 días anote todas esas pequeñas distracciones que tiene en su día a día. Hoy las personas que estamos conectadas a Internet, casi toda la población, estamos sufriendo problemas atención y esto es porque el mundo digital continuamente nos está invitando a hacer algo diferente a nuestro foco. Les pongo un ejemplo, ustedes están preparando una presentación y suena una alerta que llegó un email, ustedes revisan, luego suena una alerta que tienen un mensaje de Whatsapp, ustedes responden, luego su asistente virtual les recuerda que es hora de pagar algún recibo, posteriormente entran a internet y les aparece una promoción de camisas que ustedes no necesitan pero no se resisten a dejar de comprar, proceden a la compra y EUREKA usted ha perdido toda la mañana de trabajo respondiendo a estímulos digitales de poco valor para la consecución de sus objetivos.
A continuación, otras acciones para enfocarse y dejar se ser “víctima” de las distracciones:
- Salgase de todas las listas E-mailing que no le aporten valor
- Limite su tiempo en las redes sociales
- Busque espacios para responder sus mensajes de Whatsapp, ¿qué tal cada hora?
- Quite los anuncios publicitarios cuando esté trabajando (adblock)
- Analice cuáles compromisos puede y debe rechazar. Sepa decir NO sin desgastar la relación
- Siempre que pueda evite desplazamientos físicos, recuerde que según INRIX Global Traffic Scorecard, los bogotanos pierden 272 horas al año en trancones.
- Proponga reuniones virtuales
- Viva cerca de su zona de influencia: clientes, universidades, trabajo
- Cuando esté realizando una actividad de máxima concentración ponga su celular en “modo avión” de tal forma que no lo interrumpa una llamada. Luego ya tendrá tiempo de regresar llamadas. (destine un tiempo para llamadas)
- Analice si es mejor concentrarse en unas pocas actividades que le generan más valor
Estamos en la era digital, una era que está retando peligrosamente nuestro manejo de la atención, poniendo en peligro la consecución de resultados y abrumándonos con actividades que no lograríamos cumplir ni en 3 vidas…. si no nos cuidamos de nuestras distracciones pasaremos una vida “distraída” y sin resultados.
Juan Carlos Briceño Trujillo
Profesor de posgrados Universidad del Rosario
CEO Shape Marketing – Founder Edukadia.com
