El 1 de noviembre de 2023, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), expidió la Resolución 000165 de 2023, con algunas novedades relacionadas tanto con el sistema de facturación electrónica como con la implementación de los documentos equivalentes. En ese momento, la entidad informó a las empresas que, a partir de febrero de 2024, debían transformar los documentos equivalentes generados en papel a documentos equivalentes eléctricos.
En línea con ello, si bien se había previsto que la adopción se llevara a cabo dentro del primer plazo establecido, ciertos sectores y empresas que utilizan tiquetes de máquina registradora con sistema POS solicitaron una ampliación del plazo, lo que resultó en la emisión de la Resolución 000008 del 31 de enero de 2024. En esta resolución se modificó el calendario de implementación del documento equivalente electrónico y se anunció que la adaptación debía realizarse entre el 1 de mayo y el 1 de noviembre de 2024.
Entonces, ¿qué deben tener en cuenta las mipymes para decirle adiós al papel? Para responder a esta pregunta, Andrés Torres, líder de cumplimiento de Alegra.com, el software de facturación y proveedor autorizado por la Dian, destaca que el factor principal para afrontar la nueva regulación es trabajar de la mano de un proveedor tecnológico que permita emitir tanto el nuevo comprobante POS electrónico como otros documentos, bajo las indicaciones de la Dian. “Lo primero que hay que entender es que el documento equivalente POS es el soporte de la transacción comercial que es generado a consumidores finales, a menos que el adquirente solicite la factura. Además, para este nuevo documento, no aplicará el límite de las 5 UTV (Unidades de Valor Tributario) para su expedición y, cumpliendo con algunos requisitos, funcionará para soportar costos y deducciones”.
De acuerdo con Torres, el día a día de los empresarios o emprendedores no se verá afectado con este nuevo documento si cuentan con la herramienta adecuada. De hecho, serán software como Alegra.com, quienes trabajarán para adaptarse y cumplir con la normativa. Y es que hay que saber que si no se cumple con lo estipulado pueden haber implicaciones legales que van desde visitas de la Dian hasta el cierre del establecimiento por tres días.
Continuando con el líder en mención, Alegra.com, este software administrativo, contable y de facturación, no solo cumple con los lineamientos establecidos por la Dian, sino también con la generación de todos los documentos electrónicos como facturas de venta, notas de crédito y, por supuesto, documentos equivalentes, incluidos ilimitadamente en todos sus planes. “Somos un proveedor autorizado ante la Dian; nuestro software está completamente en la nube para que los usuarios puedan acceder desde cualquier lugar o dispositivo al plan que más se adapte a su negocio", argumenta Torres.
Registrarse en Alegra.com es sencillo. Después de proporcionar un correo electrónico y contraseña podrá probar sus funcionalidades y habilitarse electrónicamente para cumplir con la normativa y generar documentos. Todo esto sin necesidad de hacer un levantamiento de infraestructura o tecnología robusta. Es más, en el caso de que ya sea usuario de Alegra.com, no necesita hacer ninguna adaptación o actualización, solo crear el documento equivalente.
En ese contexto, el compromiso de Alegra.com se centra en el seguimiento adecuado a través de la plataforma, donde se asegura de que la información registrada en la generación del documento cumpla con los estándares de la Dian. Por un lado, una vez se escribe el número de identificación del cliente, el sistema consulta automáticamente el estado del mismo y arroja su nombre y correo registrado para constatar que la empresa a la que se le está facturando es la correcta. Por otro lado, se realizan validaciones de la información para obtener la certeza de que cumpla con los estándares de la Dian.
En palabras de Torres, “nuestra operación está respaldada por la seguridad y confidencialidad que manejamos. Contamos con las certificaciones ISO 27001 e ISO 9001 en procesos administrativos, así como con el respaldo de Amazon Web Services. Además, solo el usuario y aquellos a quienes él les dé permiso pueden ver la información de su empresa”.
Por último, el equipo de Alegra.com brinda soporte las 24 horas del día, los siete días de la semana. Este soporte se ofrece a través de diferentes medios de comunicación como teléfono, correo electrónico y chat humanizado.
