¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es un indicador clave de la salud empresarial, esencial tanto para la administración de recursos humanos como para la dirección general de una empresa. Implica un conjunto de normas y prácticas destinadas a ordenar y gestionar de manera eficiente toda la documentación, ya sea en papel o digital, que una organización maneja diariamente
Proceso de gestión documental
El proceso de gestión documental optimiza los recursos de una empresa y facilita la consecución de sus objetivos. Los pasos clave incluyen:
Carga de documentación: Determinar cómo se subirán los archivos al sistema, ya sean informes gráficos, tablas de Excel u otros formatos.
Producción y valoración: Evaluar y clasificar los documentos según su relevancia, tomando medidas según sea necesario.
Gestión: Analizar la documentación en función de su importancia, considerando aspectos como trascendencia y calidad.
Vigilancia: Organizar la información, evaluando el almacenamiento físico o digital según el sector correspondiente.
Transferencias y consultoría: Establecer políticas sobre estructura y formato, facilitando el acceso a documentos específicos mediante diferentes plataformas.
Importancia de una adecuada gestión documental
Una correcta gestión de documentos es crucial para las organizaciones porque:
· Promueve sistemas de gestión informativa completos, eficientes y ágiles.
· Facilita la evaluación de riesgos dentro de la organización.
· Optimiza las auditorías y análisis de procesos, tanto en instituciones privadas como públicas.
· Asegura el cumplimiento de normas técnicas y la protección de productos y servicios.
· Ofrece garantías permanentes a los usuarios, diferenciando a la empresa de su competencia.
Software de gestión documental
El software de gestión documental es una herramienta informática que permite la preservación, difusión y manejo de documentación digital, mejorando la protección de datos y el flujo de trabajo. Facilita el acceso y compartición de información dentro de la organización y asegura la custodia de los documentos digitales, equiparando su validez a la de los documentos físicos.
Los beneficios de estos programas incluyen:
· Protección de datos y potenciación del flujo de trabajo.
· Clasificación temática de documentos, facilitando la búsqueda y gestión de archivos.
· Cumplimiento normativo, asegurando que los documentos digitales tengan la misma validez que los físicos.
Al seleccionar un software de gestión documental, es crucial evaluar su capacidad para proteger la información contra ciberataques y su eficacia en mejorar la calidad de los servicios prestados a clientes y usuarios.
