Un elemento clave están olvidando las empresas a la hora de implementar la transformación digital en sus organizaciones: la seguridad de sus documentos.
Así lo advirtió el abogado y especialista en seguridad informática de Adalid Corp, Axel Díaz, quien asegura que de no tomar las medidas de protección necesarias, estos documentos podrían caer en manos de los cibercriminales.
“Todos los segmentos de la economía están inmersos en esta transformación, que trae beneficios de tipo ambiental y productivo. Sin embargo, si las empresas y sus colaboradores no toman medidas necesarias a la hora de digitalizar sus documentos, estos pueden caer en manos de cibercriminales que los pueden falsificar, alterar o modificar”, afirmó Díaz.
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De acuerdo con el experto, digitalizar los documentos físicos es una tarea difícil ya que en muchos casos se suele desconocer de dónde vino, quién lo volvió digital y se suele desconfiar de las firmas de algunos de ellos. “Eso hace que pierda validez la digitalización y se desconfíe de los mecanismos que ofrece la tecnología”, señaló Díaz.
Al respecto, el abogado resaltó que Adalid mensualmente recibe 14 casos de falsificación de datos, por lo que enlistó una serie de consejos que las compañías deben tener en cuenta para mantener sus documentos seguros y lejos de los cibercriminales:
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1. Poner contraseñas a través de programas que los convierten en documentos PDF con acceso limitado, como Nitro PDF o PDFelement.
2. Asegurarlos en servidores, carpetas o bóvedas electrónicas que guardan los documentos de manera cifrada y codificada, con formatos a los que solo el usuario tiene acceso; de esta manera se evita que caigan en manos equivocadas permitiendo que la empresa por medio de una contraseña, pueda accederlos y descifrarlo.
3. Blindar los documentos de manera que vuelvan imposibles de modificar, alterar, copiar o suprimir. Para esto hay herramientas como NovaPDF o Safeguard PDF Security.
AL MOMENTO DE SER VÍCTIMA
Díaz también resaltó algunas acciones que deben tener en cuenta los líderes si son víctimas de falsificación de documentos.
Así, lo primero que se debe hacer es establecer si es un archivo electrónico, es decir, que nació y se trabajó siempre de manera digital o si, por el contrario, era un documento físico escaneado y migró a este formato. “Esto debido a que, en el primer caso, solo es necesario hacer un estudio y análisis del incidente a nivel informático, mientras que en la segunda instancia, se trabaja con temas más complejos como la grafología o la documentología para establecer si este ha sido víctima de alteraciones o ediciones”, explicó el especialista.
De igual manera, también hay aplicaciones como evLab que permite que se cumpla con los requisitos de la Ley 527 de 199 que, en su artículo 6, 7 y 8, establece que cualquier documento es reconocido, sin importar su formato, como un documento electrónico, sin embargo, es necesario tener metodologías para identificar su veracidad, proceso que se hace más fácil con los documentos que nunca fueron análogos.
