Si es así, sabrá que debe organizar procesos internos para tener una correcta relación con este tipo trabajadores, mitigar el vínculo laboral, revisar sus aportes al sistema de seguridad social a través de la planilla PILA, realizar el pago de impuestos nacionales y municipales correspondientes y asegurar el pago de sus servicios, comisiones y honorarios a tiempo.
Una tarea que puede resultar dispendiosa, pero que debe cumplirse para evitar sanciones y mitigar todo tipo de riesgos.
Por eso, en Sodexo le damos algunos datos claves que debe tener en cuenta y cinco consejos para entender las responsabilidades de los contratantes, en este caso su empresa, en relación con los independientes.
¿Cuándo se debe exigir la seguridad social a los independientes? Recuerde que esta obligación del tercero de realizar pagos a seguridad social, y la de su empresa de verificar que se hagan correctamente, solo es obligatorio cuando el independiente percibe ingresos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo legal vigente.
Cinco consejos para gestionar a los trabajadores independientes en tu empresa
1. El pago de seguridad social es responsabilidad del tercero
Es importante resaltar que los trabajadores independientes son los responsables de realizar a tiempo y de forma correcta los aportes a la seguridad social, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), para que la empresa haga el documento de soporte para los que no están obligados a facturar.
2. Revise que los pagos de seguridad social se realicen correctamente
Pese a que los pagos de seguridad social se realizan por cuenta propia de los trabajadores independientes, las empresas son las encargadas de vigilar el cumplimiento de la norma.
Es decir que es su responsabilidad realizar los cálculos del monto por el cual cada independiente debe cotizar y verificar que el tercero esté haciendo el pago correctamente.
Además, debe verificar que la información entregada por el independiente a través de la PILA corresponda al ingreso percibido por el servicio prestado en su empresa.
Revisar los pagos de seguridad social de los terceros, les permite a las empresas blindarse frente a la UGPP, Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales.
3. Organice el papeleo y centralice las planillas
Aunque es obligatorio que sus contratistas presenten su pago de seguridad social a través de la planilla PILA. Recuerde que ahora no se genera una cuenta de cobro si no que la empresa que contrata a terceros debe generar el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente.
Este es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.
El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.
Por fortuna, existen soluciones para gestionar y organizar este papeleo de forma adecuada como Nexoz, la plataforma digital que facilita la gestión operativa para el correcto pago de terceros.
Nexoz recopila los documentos requeridos por la norma fiscal y de la seguridad social: RUT, ID, certificado bancario, documento equivalente y planilla PILA, y los pone a su disposición de forma 100% digital.
Así, no tendrá que disponer de archiveros para almacenar toda esta información y papeleo o crear decenas de carpetas para realizar un seguimiento desde el almacenamiento virtual de su empresa.
4. Realice un adecuado pago de comisiones, servicios u honorarios
Cuando las empresas cuentan con una fuerza comercial externa u otro tipo de terceros que les prestan sus servicios personales, deben garantizar el pago de honorarios o comisiones a este tipo de trabajadores.
Esto implica realizar los cálculos del pago de impuestos nacionales y municipales, como Retefuente y ReteiCA, que deben realizarse según los Art. 244 PND y Art 103, 105 y 383 del Estatuto Tributario.
Para un perfecto control y gestión de los procesos de pagos a trabajadores independientes, Nexoz es la solución ideal porque:
• Garantiza el pago de seguridad social del tercero: salud, pensión y ARL.
• Automatiza estos pagos a través una plataforma digital.
• Realiza las retenciones adecuadas y permite la deducibilidad del gasto.
5. Dinamice el pago a independientes con Nexoz
Nexoz es una plataforma 100% digital y segura que administra el pago de comisiones, honorarios y servicios de terceros, y le ayuda a cumplir con la normatividad del pago a contratistas y trabajadores independientes.
Con nuestra solución:
• Evita el papeleo y los grandes cálculos en el pago de contratos de prestación servicios con personas naturales u otro tipo de contratos no laborales.
• Cumple con toda la normatividad vigente desde lo laboral y lo tributario.
• Genera trazabilidad y optimiza los esfuerzos de sus áreas administrativas y contables.
• Mitiga riesgos tributarios, laborales y reputacionales, perfeccionando las relaciones comerciales con los trabajadores independientes y contratistas.
• Garantiza la deducibilidad del gasto en su declaración de renta correspondiente al pago de terceros.
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