Hace cerca de cuatro décadas pensar que el rol de los archivistas iba a ser tan relevante no era algo común. Muy difícilmente los jóvenes de esa época veían en este oficio su realización profesional.
Pero con el paso de los años, y más en la actualidad, se ha evidenciado que son ellos los que deben cambiar la forma de pensar de las organizaciones, puesto que está comprobado que la información y los datos de una compañía representan uno de sus mayores activos.
Eso lo tuvo claro Vladimir Peña Pinzón, gerente general de ServiSoft S.A., quien desde hace 32 años entendió, visualizó y se enamoró de este tema y por eso se propuso a crear una empresa 100 por ciento especializada en la gestión documental, con base en la tecnología.
Con ese propósito claro estableció un equipo integrado por un grupo interdisciplinar y puso al servicio de las compañías su ‘software’ de gestión documental llamado ‘Mercurio’ (un producto que ha madurado durante 30 años y que ya va en la versión 8.0). “Asociado al ‘software’ ofrecemos servicios complementarios como almacenamiento, administración y custodia de archivos físicos, digitalización certificada (con valor probatorio) de documentos históricos, consultoría en automatización de procesos, proyectos cero papel, implementación de procesos de gobierno en línea, hemos venido enseñándole a la gente cómo por medio de la gestión documental pueden automatizar sus procesos, es decir, cómo cambiar una actividad manual en una tarea automática administrada por una solución informática”, explica el directivo.
Y es que es clave comprender que, después del correo electrónico, la gestión documental aparece como la segunda solución que es transversal a todas las personas dentro de una organización.
De acuerdo con el gerente general de ServiSoft, cuando llegan a una empresa y practican un análisis desde el punto de vista del manejo de sus archivos es común encontrar recepciones erradas de los documentos, despachos equivocados, altos tiempos en la búsqueda de documentos, así como la pérdida de los archivos en los escritorios; y, finalmente, una atomización de todo el acervo documental, pues no hay una centralización corporativa de los documentos, sino grandes ‘subarchivos’ personales en cada área.
En ese tipo de casos, una herramienta de gestión documental informática es fundamental para controlar los procesos, ya que garantiza una captura perfecta de los metadatos con toda la información y su clasificación; asegura el trámite dentro de la entidad y la custodia permanente. “Eso sin olvidar que, automatizando, a través de la Ley de archivo electrónico, la 527 de 2001, se logra pensar en la destrucción del físico”, enfatiza el ejecutivo.
A lo anterior se suman otros beneficios que trae la automatización de los procesos, como el efecto importante que logra la liberación de espacio en las oficinas, un aspecto que es muy costoso en términos de metros cuadrados para almacenar documentos físicos; de la misma manera, la simultaneidad inmediata para la consulta de esa información y la disminución de tiempo en la búsqueda de documentos por medios electrónicos.
De eso en los últimos años se ha creado mayor conciencia y de durar cuatro años para alcanzar los primeros cinco clientes hacia el año 97, hoy ServiSoft ya está atendiendo cerca de 222 grandes organizaciones, con 70.000 licencias de ‘Mercurio’ vendidas, lo que indica que el crecimiento ha sido exponencial, que el mercado se ha ido preparando y que la gente ha entendido que esta es una solución y es una de las áreas más importantes a implementar con tecnología después del correo electrónico.
Llegó el momento de las pymes
Después de lograr una buena acogida por parte de las grandes empresas, el foco de Vladimir Peña se centra ahora en las pymes, las cuales ya han empezado a entender que tienen que atender sus procesos de gestión documental en su tamaño proporcional, que deben liberar espacios y que el mundo se mueve con documentos electrónicos para ser competitivos.
“Son estas compañías las que están en el proceso de culturizarse e implementar esta clase de soluciones en los próximos cinco años. Para que las pymes adopten esta tecnología se requieren tres aspectos fundamentales: aparte de la culturización, primero la necesidad, que sean soluciones ‘plug and play’ (conectar y usar) y, tercero, que atienda los procesos fundamentales, es decir, sus cuentas por pagar; sus peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los usuarios; sus historias laborales y la documentación de seguridad y salud en el trabajo”, resalta el gerente general.
De otra parte, las empresas interesadas en adquirir una solución como ‘Mercurio’, y para cumplir con el ‘Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos’ establecido por el Archivo General de la Nación, deben considerar, según Peña Pinzón, seis aspectos fundamentales.
Primero, que este cumpla con el ciclo de vida completo del manejo del documento (recepción, gestión, almacenamiento y destrucción); segundo, que tenga un modelo llamado BPM (‘Business Process Management’) para que pueda automatizar los procesos bajo un estándar (generalmente es el BPMN/2.0); tercero, que tenga robots para aplicar inteligencia artificial sobre los metadatos de los documentos (robots que se utilizan para la clasificación, para leer correos electrónicos y hacer inteligencia sobre los documentos a nivel de la información estructural).
En cuarto lugar, que la herramienta permita diseñar y crear fácilmente formularios electrónicos para capturar información y que estos se conviertan en documentos (aquí la idea es que los archivos nazcan en digital y así permanezcan para nunca tener que imprimirlos); que sea un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo), orientado a conformar y custodiar un archivo electrónico institucional en sus diferentes fases.
Y, finalmente, que sea un ECM o un manejador de contenidos (‘Enterprise Content Management’), para cubrir todos los aspectos que van transformando a las compañías hacia una cultura cero papel.
